Le travail commence en réunion. Améliorer le fonctionnement de l’équipe en réunion permet d’augmenter significativement les résultats opérationnels de l’équipe. Selon Alain Cardon dans coaching d’équipe, « lorsque les processus de réunion d’une équipe sont profondément modifiés, tous les processus de cette équipe sont modifiés, ainsi que ses résultats…Une réunion d’équipe contient en quelques sorte l’ADN de l’équipe. En agissant sur cet ADN, nous agissons sur la génétique de l’ensemble du système, donc sur sa structure, ses processus et ses résultats. » Un certain nombre d’éléments visibles en réunion révèle des modes de fonctionnement dans le projet, voir dans l’entreprise :

La gestion du temps révèle le respect des délais sur le projet.

Exemple : Une équipe projet commence et termine systématiquement ses réunions en retard, il est flagrant de constater qu’elle a aussi démarré et terminé son projet en retard

La relation avec le coach révèle la relation à la hiérarchie.

Exemple : Gilles, manager d’une équipe projet, se plaint de son responsable qui est directif avec lui. A chaque fois que le coach le confronte sur son comportement pourtant avec bienveillance, celui-ci prend cela comme une attaque et se met en colère.

 La gestion de l’espace en réunion révèle des stratégies territoriales.

Exemple : Dans la réunion, Didier est le plus proche de la porte de sortie de la salle et un peu plus en retrait par rapport aux autres membres. Il s’avère que c’est le dernier arrivé, qu’il ne se sent pas à sa place dans le groupe. Dans une réunion de travail, les responsables métiers et les responsables de la direction du système d’information sont face en face autour d’une table, l’affrontement peut commencer.

 Les processus de communication en réunion révèlent les circuits d’information.

Exemple : Benjamin, manager de l’équipe, est toujours le premier à parler en réunion et demande un suivi à chacun de ses chefs de projets. Il s’étonne ensuite du manque d’autonomie des équipes sur le projet bien qu’il est visible qu’il polarise les discussions, les décisions et le temps de parole. Marine est responsable des tests de non régression de l’application. Dans la réunion, elle a peu souvent l’occasion de parler et donc est faiblement en interaction avec les autres membres de l’équipe. L’équipe devra alors assumer que les tests de non régression ne sont pas si importants pour l’équipe elle-même.

Les résultats obtenus en réunion ou dans un atelier sont révélateurs de la réalisation des objectifs de l’équipe.

Exemple : Lors d’un atelier, l’équipe doit construire une tour jusqu’au plafond avec des Kapla avec 12 minutes de préparation et 5 minutes d’exécution. L’équipe atteint ses résultats mais constate que les derniers étages sont fragiles. Plus tard, dans le projet, elle constate une instabilité (bugs) des dernières fonctionnalités développées.

L’énergie déployée en réunion est révélatrice de la motivation et de l’engagement des personnes dans le projet.

Exemple : L’équipe travaille depuis un an sur un projet et ne semble plus apprendre en terme de compétences techniques. Ses membres arrivent le matin avec réticence en réunion et une grosse fatigue. L’équipe baisse progressivement en efficacité sur les indicateurs qu’elle s’est fixée. Le lien entre le fonctionnement de l’équipe en réunion et le projet est très étroit. Agir sur l‘efficacité de la réunion permet d’avoir une meilleure efficacité de l’équipe sur le projet.