Les compétences d’un facilitateur peuvent se découper sur 2 axes:

  • Un axe interne: savoir-faire, savoir-être
  • Un axe externe: relation sponsor, relation groupe

Les savoir-faire du facilitateur

Dans les savoir-faire du facilitateur, il utilise différentes techniques, en voici quelques unes:

  • Cadrage: Annoncer le temps dédié, le but de l’atelier, les résultats attendus et le processus avec les étapes pour y parvenir.
  • Questions de validation: Est-ce que les consignes sont claires pour vous ? Êtes vous prêt ? Êtes vous satisfait du résultat ?
  • Reformulation: Si je comprends bien …, en résumé …
  • Triangulation: Donner l’avis d’une personne tierce quand une discussion entre deux personnes s’éternise

Le facilitateur structure le processus en amont pour aider le groupe à obtenir le meilleur résultat pendant sa séance collective. Dans un document appelé design ou canevas d’atelier, il décrit:

  • L’objectif de l’atelier
  • Les résultats attendus
  • Le temps accordé
  • Les étapes clés avec le temps et les consignes/questions associés

Le facilitateur prépare la logistique de l’atelier. Il prépare la salle, la disposition des tables, des chaises, de l’espace en général et de tous les éléments matériels nécessaires pour le bon déroulement de la facilitation.

Les savoir-être du facilitateur

Un des savoir-être essentiel du facilitateur est son adaptabilité:

  • Adaptabilité au contexte: Il arrive souvent que les choses ne se passent pas comme prévu: la salle est trop petite, la table n’est pas amovible, il manque des participants, certains participants arrivent en retard, le sponsor a décidé de venir à l’improviste, une alerte incendie ou une grève se produisent…
  • Adaptabilité vis à vis de la dynamique du groupe: après un travail riche, le groupe peut être fatigué, le facilitateur peut alors faire une pause ou un energizer.
  • Adaptabilité envers le processus: Le facilitateur ne doit pas rester rigide sur le plan prévu dans le design/canevas de l’atelier sinon il risque d’avoir une baisse de motivation du collectif ou une incompréhension de sa part sur l’intérêt de l’atelier, il est important d’adapter le processus et les questions essentielles en fonction de ce qui émerge du groupe. Il arrive parfois que dès l’énoncé de l’objectif de l’atelier, les participants ne soient pas en accord, il faut alors adapter l’objectif

Le rôle du facilitateur impose de faire preuve de neutralité à la fois sur le contenu mais aussi d’un point de vue relationnel:

  • Neutralité sur le contenu: Le facilitateur ne donne pas ses réponses aux questions qu’il pose, c’est justement parce qu’il est neutre sur le contenu et les décisions prises qu’il peut se concentrer sur la dynamique du collectif et faciliter le travail du groupe
  • Neutralité dans les relations: d’une manière inconsciente, le facilitateur peut encourager une idée d’une personne plus qu’une autre, ne pas intervenir de peur de blesser une personne en particulier ou se trouver embarqué dans une relation privilégiée avec l’un des membres. Le facilitateur doit essayer dans la mesure du possible de mettre tout le monde au même niveau de parité.

La posture du facilitateur est essentielle, elle est son point d’ancrage. Le facilitateur doit pouvoir être à l’aise avec les émotions: les siennes mais aussi celles du groupe. En particulier, le facilitateur doit être à l’aise avec les conflits, car s’il les évite, il empêche le groupe d’avancer. Les conflits sont synonymiques de désaccords et donc d’une divergence qui est nécessaire à la créativité. Le facilitateur devrait en permanence développer sa connaissance de soi par du développement personnel.

La relation au sponsor

Avant de pouvoir préparer et faciliter un atelier, il convient d’abord d’entrer en contact avec le sponsor ou les sponsors commanditaires de la demande. Cette étape est essentielle pour une facilitation réussie. Même si le processus de l’atelier et la facilitation sont exceptionnels, tout cela ne sert à rien si la bonne question n’a pas été posée en amont avec le sponsor.

Le sponsor est celui qui connaît la finalité, le but de l’intervention, il convient donc d’explorer la demande avec lui avant de faciliter. Voici quelques questions essentielles à lui poser:

  • Quel est le but de l’intervention de facilitation pour vous ?
  • Quels sont les résultats attendus ?
  • Comment saurez-vous que l’atelier a été un succès ?
  • Quels acteurs devons-nous inviter ? Combien sont-ils ?
  • Quelles informations en amont avons-nous besoin de préparer ?
  • D’un point de vue logistique, comment voyez-vous les choses ?
  • Quelles sont les actions à mettre en place dès maintenant pour préparer l’atelier ?

La relation de confiance est essentielle avec le sponsor, pour créer cette relation il est essentiel de faire des régulations avec lui le plus souvent possible pour que le design de l’atelier corresponde au mieux aux attentes du sponsor mais aussi pour le rassurer.

A la fin de l’atelier, un bilan d’intervention est organisé par le facilitateur avec le sponsor pour connaître son niveau de satisfaction par rapport aux résultats de l’atelier. Il permet de questionner le sponsor sur la suite pour que le travail continue sans le facilitateur et c’est aussi l’occasion pour le facilitateur d’avoir un feedback sur sa pratique pour continuer à s’améliorer.

La relation au groupe

Le facilitateur doit être attentif à la dynamique du groupe tout en utilisant des techniques pour le dynamiser. Le but du facilitateur est d’augmenter la participation de chacun pour favoriser la différence de point de vue et augmenter le sentiment d’appartenance et l’engagement de chacun au projet.

Voici quelques points à regarder sur la dynamique du groupe:

  • Est-ce que tout le monde s’exprime ?
  • Est-ce que les participants s’écoutent les uns les autres ? (Pas de conversations parallèles ou de parole coupée)
  • Est-ce que le temps de parole est bien reparti ? (Pas de dominance d’une personne)
  • Est-ce que le groupe décide de manière fluide ?
  • Est-ce que le groupe prend le temps de se définir un objectif commun ?

Le niveau d’énergie d’un groupe est en étroite relation avec le niveau de participation de ses membres. Plus la participation est importante, plus le niveau d’énergie est fort. Quand un groupe commence à fatiguer, il peut être judicieux d’utiliser un moment de pause ou de faire des sous-groupes plus petits pour redonner de la dynamique. 

Le niveau d’énergie peut être augmenté en sollicitant le leadership, par exemple en demandant un rapporteur d’exposer les résultats d’un travail en sous-groupe, de demander à chacun de présenter à voix haute ses idées ou de délégant des rôles (scribe, gardien du temps) à des participants. 

Des discussions trop longues qui n’aboutissent à rien peuvent faire baisser le niveau d’énergie, il est préférable de recadrer ou de proposer de passer à un autre sujet et d’y revenir plus tard.

Le facilitateur gagne à avoir une communication adaptée en fonction des profils d’individus du groupe. Un certain nombre de profils peuvent émerger dans un atelier et le facilitateur doit le prendre en compte:

  • Le bavard en gérant son temps de parole pour laisser la place aux autres
  • Le blasé en l’intégrant dans le sujet de l’atelier
  • Le critique en le recadrant pour transformer ses critiques en propositions
  • Le leader en s’appuyant sur lui pour aider le groupe
  • Le retardataire en lui rappelant les règles de vie du groupe
  • Le versatil en le recentrant sur la discussion en cours
  • Le muet en lui demandant son avis régulièrement

En ayant une conscience des profils, il est possible d’équilibrer au mieux la participation de tous pour permettre une plus grande richesse des idées et augmenter l’engagement de chacun.

Enfin le facilitateur doit organiser la récolte (ou livrables) de l’atelier: décisions prises, plan d’actions, feedback émotionnel pour permettre au groupe de continuer le travail sans le facilitateur.

Le facilitateur peut à tout moment se reporter à cette boussole pour qualifier la qualité de son intervention et déterminer des axes de progrès dans ses compétences.

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