Qu’est-ce-que le processus dans une facilitation ?
Le processus ou design d’une facilitation est une structure avec un ensemble d’étapes qui permet à un groupe d’atteindre un objectif collectif. Il existe des processus tout fait mais nous conseillons d’adapter chaque processus en fonction du contexte, des enjeux et de la dynamique du collectif concerné pour obtenir le maximum d’engagement.
A quoi ressemble un bon processus ?
Un bon processus doit permettre une phase de divergence, de partage puis de convergence.
Deux situations peuvent arriver :
- Pas assez de divergence, en particulier quand une personne prend le groupe en otage et monopolise la parole
- Pas assez de convergence quand le temps n’a pas bien été géré et que la phase de convergence n’a pas été assez longue
Comment construire un processus efficace ?
Pour construire un processus efficace, il est possible de s’appuyer sur le canevas 7P.
En ce qui concerne les étapes du processus, je vous conseille d’écrire les consignes et les questions que vous allez poser au groupe.
Exemple de déroulé pour un consensus workshop
| Etape | Durée | Consigne/Question |
Présentation du contexte :
| 15 min |
« Quels sont les mots clés dans cette question ? » |
Travail de réflexion individuelle :
| 5 – 10 min |
« Parmi ces idées, choisissez les 7 plus importantes pour vous » |
Travail à 2/3 personnes:
| 10 min |
« Ecrivez chaque idée sur une feuille A5 et en gros » « Parmi ces idées, choisissez-en 5 qui vous paraissent les plus claires et importantes » |
Partage et regroupement :
| 20 – 30 min |
« Est-ce que les idées présentes répondent bien à la question ? » « Quelles sont les idées identiques, qui peuvent être rassemblées ? » « D’autres ? » « Quelles idées différentes par rapport à ce regroupement souhaitez vous ajouter ? » « Ces idées répondent-elles à la question ? » « Dans quelle catégorie pouvons nous les regrouper ? » « Quel mot peut être associée à cette catégorie ? » « Celle-ci ? » « D’autres idées à ajouter dans les catégories ? » |
Se mettre d’accord sur les intitulés :
| 15 min |
« Etes vous d’accord sur cet intitulé ? » |
Réflexion :
| 10 min |
« Quel est votre niveau de satisfaction ? » « Parmi ces catégories, quelle est celle qui est la plus importante selon vous ? » « Quelle est celle la plus difficile à mettre en œuvre ? » « Par quoi souhaitez vous commencer ? » |
Quels sont les pièges à éviter ?
- Surcharger le processus, le rendre trop complexe
- Être rigide sur le processus et ne pas l’adapter en particulier le timing, il vaut mieux privilégier une séquence de forte intensité entre les participants et raccourcir les autres.
- Ne pas être au clair sur les résultats obtenus à la fin de l’atelier et en particulier le visuel qui sera obtenu
- Ne pas noter les questions et les consignes en avance et improviser
- Ne pas prendre de marge (au moins 30% en plus de temps)
- Ne pas varier la dynamique des séquences: individuelle, sous-groupe, grand-groupe, debout, assis…
- Se rappeler que le but d’un atelier de facilitation est l’échange entre les participants et pas la production de post-its. Les post-its restent un média de communication et de création d’engagement.