Qu’est-ce-que la logistique ?

La logistique fait partie d’un des éléments de savoir-faire du facilitateur qui peut être crucial. La logistique concerne toutes les ressources nécessaires au bon déroulement du séminaire ou de l’atelier. En particulier, il est nécessaire de penser à l’environnement où va avoir lieu la facilitation et le matériel qui sera utilisé.

A quoi faut-il faire attention ?

Voici un ensemble d’éléments pour lesquels il faut être attentif:

  • La salle
    • La taille doit être adaptée au nombre de participants
    • Son positionnement est important, elle peut être dans l’entreprise, pas trop loin, ou, au contraire, assez loin si la facilitation s’accompagne d’activités de team building comme par exemple de la randonnée en montagne
    • Son environnement: pour un séminaire de dirigeants, il est courant de le faire à l’extérieur de l’entreprise dans un espace vert et reposant pour leur permettre de prendre du recul et de déconnecter. Dans le cadre d’équipes opérationnelles, il est courant de faire la facilitation dans la salle de l’équipe.
  • Les tables et les chaises: il existe plusieurs configurations possibles:
    • Grande table rectangulaire: Elle n’est pas favorable pour une facilitation de type brainstorming. Cette configuration est courante lors de comités de direction
    • Table en U: cette configuration permet au facilitateur de circuler facilement entre les tables dans une limite de 20 personnes. Moins utilisée aujourd’hui, elle reste pertinente dans le cadre d’un travail “formel”
    • Tables rondes: Le meilleur choix dans le cadre de facilitation grand groupe, elles permettent de mettre 4-5 personnes par table et facilitent le mouvement entre les tables
    • Pas de tables: C’est de plus en plus fréquent, cela évite de mettre des obstacles (les tables) dans l’échange entre les personnes. 
  • Les murs: ils sont beaucoup utilisés pour accrocher les supports visuels, les post-its, délimiter les espaces. Le scribing très à la mode aujourd’hui utilise parfois un mur de plus de 5 mètres de large. La bâche collante ou stickywall est souvent utilisée pour coller tous types de supports: photos, feuilles de couleur, … Elle est accrochée sur les murs et mesure 3 (ou 5) mètres x 1,5 mètres
  • Les supports papiers: Post-it carrés, rectangulaires ou post-it A5. Pour un travail en petit groupe, les post-its suffisent par contre pour un travail en grand groupe (> 30 personnes) il est nécessaire d’utiliser des formats plus lisibles de loin: feuilles A5, A4, A3, A2.
  • Les feutres: le crayon à papier et le stylo à bille sont à éviter car ils ne permettent pas d’avoir une écriture lisible. Les grands classiques en facilitation sont les feutres papermates, les feutres sharpie et les feutres neuland.

Quels sont les pièges à éviter ?

Quelques pièges à éviter:

  • Oublier de réserver en avance une salle pour un grand groupe, ca peut aller jusqu’à plus de 6 mois à l’avance
  • Ne pas aller voir la salle en avance ou au moins avoir des photos
  • Ne pas adapter sa facilitation en fonction du lieu, par exemple ca serait frustrant de ne pas profiter de l’espace extérieur dans un lieu au vert
  • Utiliser des feutres de mauvaise qualité
  • Utiliser des formats des supports variés: A2, A3 idéaux pour les consignes, A5, A4 idéaux pour les idées
  • Ne pas préparer les supports avec les consignes à l’avance
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